Prowadzenie biura rachunkowego to nie tylko odpowiedzialność związana z dokumentami, ale również z ryzykiem popełnienia błędów, które mogą skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi. Dlatego każdy przedsiębiorca, który świadczy usługi w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, ma obowiązek zawarcia ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej – popularnie znanego jako OC dla biura rachunkowego.
Nie wszystkie biura rachunkowe muszą jednak zawierać taką polisę. Obowiązek ten dotyczy wyłącznie tych, które zajmują się prowadzeniem pełnych ksiąg rachunkowych. Z kolei firmy prowadzące jedynie podatkowe księgi przychodów i rozchodów czy zajmujące się wyłącznie obsługą kadrowo-płacową, choć nie muszą, to i tak powinny poważnie rozważyć wykupienie odpowiedniego ubezpieczenia. Dotyczy to także tych biur, które wypełniają deklaracje podatkowe, jeśli nie mają uprawnień, takich jak doradcy podatkowi. W skrócie, wszystkie biura, które prowadzą pełną księgowość, muszą podpisać umowę ubezpieczeniową przed rozpoczęciem działalności.
Jakie są wymagania dotyczące sumy ubezpieczenia
Minimalna kwota ubezpieczenia OC dla biura rachunkowego została ustalona na poziomie 10 tysięcy euro. Jest to wymóg określony w przepisach Ministra Finansów. Trzeba jednak pamiętać, że polisa obowiązkowa nie obejmuje wszystkich czynności wykonywanych przez biuro. Na przykład, obsługa kadrowo-płacowa, prowadzenie podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów, a także sporządzanie deklaracji podatkowych nie są objęte podstawowym zakresem ochrony (czytaj dalej: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-ksiega-przychodow-i-rozchodow) Aby uzyskać pełną ochronę, przedsiębiorca powinien podczas składania wniosku o ubezpieczenie zwrócić uwagę na możliwość dodatkowych rozszerzeń polisy.
Warto też zaznaczyć, że obecnie, po wprowadzeniu ustawy deregulacyjnej zakładanie i prowadzenie biura rachunkowego jest dużo prostsze. Przepisy stawiają przed przedsiębiorcami jedynie trzy kluczowe warunki, które muszą spełnić, aby móc legalnie prowadzić tego typu działalność — przedsiębiorca:
- nie może być prawomocnie skazany za przestępstwa gospodarcze, związane z dokumentami, mieniem czy obrotem gospodarczym. Po drugie,
- musi posiadać pełną zdolność do czynności prawnych,
- jest zobowiązani do zawarcia polisy OC, jeśli prowadzi pełne księgi rachunkowe.
Odpowiedzialność biura rachunkowego – na czym polega
Podstawową funkcją ubezpieczenia OC jest ochrona przed roszczeniami wynikającymi z błędów popełnionych w trakcie świadczenia usług księgowych. Odpowiedzialność biura obejmuje wszystkie szkody wyrządzone w wyniku prowadzonej działalności, niezależnie od tego, czy wynikły one z działania czy zaniechania. To oznacza, że nawet jeśli błąd zostanie popełniony przypadkiem, a jego konsekwencje dotkną klienta biura, polisa OC może ochronić przed finansowymi skutkami takiego błędu.
Tego typu ubezpieczenie jest regulowane przepisami ustawy o rachunkowości, a dokładnie artykułem 76h. Przepisy te jasno określają, że polisa musi obejmować wszystkie szkody powstałe w związku z prowadzeniem pełnych ksiąg rachunkowych. W praktyce daje to przedsiębiorcy pewność, że w razie problemów związanych z nieprawidłowo prowadzoną księgowością, nie będzie musiał ponosić wszystkich kosztów samodzielnie.
Nie wszystko w obowiązkowej polisie OC jest objęte ubezpieczeniem
Choć ubezpieczenie OC zapewnia szeroką ochronę, nie obejmuje ono wszystkich czynności, które często wykonują biura rachunkowe. Przykładem takich działań są te związane z obsługą kadrowo-płacową. Wiele biur zajmuje się obliczaniem wynagrodzeń pracowników, składkami na ubezpieczenia społeczne, czy odprowadzaniem pieniędzy np. na fundusze:
- FGŚP,
- Fundusz Pracy,
- PFRON.
Do ich obowiązków często należy także prowadzenie korespondencji z organami egzekucyjnymi, związanej na przykład z zajęciem wynagrodzenia przez komornika. Wszystkie te zadania nie są objęte standardową polisą OC biura rachunkowego.
Aby zabezpieczyć się również przed ryzykiem wynikającym z wykonywania takich dodatkowych czynności, biuro rachunkowe powinno rozważyć wykupienie dodatkowego, dobrowolnego ubezpieczenia OC. Warto tutaj podkreślić, że mimo iż rozszerzenie ochrony wiąże się z dodatkowymi kosztami, może to okazać się niezwykle istotne w przypadku ewentualnych roszczeń. Obsługa kadrowo-płacowa i związane z nią kwestie to obszar, w którym bardzo łatwo o niezamierzone błędy. Dlatego dobrowolne ubezpieczenie daje większy spokój i chroni przed nieprzewidzianymi kosztami.